ေလာကဓာတ္ခန္း သာဂိ – Office Application in the Cloud (32)

အခ်က္အလက္မ်ား (Data) ကို စီစဥ္ျခင္း

Types of sorting စီနည္း အမ်ဳိးအစားမ်ား

• Sort sheet  လုပ္တယ္ဆိုတာက sheet တခုလုံးက ေကာ္လံတခုကို အေသထားျပီးေတာ့မွ အခ်က္အလက္ေတြကို စီခုိင္းတာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဥပမာ ေအာက္က sheet မွာ နာမည္၊ လိပ္စာ၊ ျမိဳ့ ေကာ္လံေတြနဲ႔ လုပ္ထားတဲ့ စာရင္းတခုလုံးမွာ လူနာမည္ေတြကို အကၡရာ၀လိအတိုင္း စီခုိုင္းရင္ လူေတြကို  A to B စီေပးရာမွာ လူနဲ႔ သက္ဆိုင္ရာ လိပ္စာတို႔ ျမိဳ့တို႔က သူ႔နာမည္နဲ႔အတူ အျခားေကာ္လံေတြမွာ လိုက္ပါျပီး စီေပးပါတယ္။

• 
• Sort range လုပ္တယ္ဆိုတာကေတာ့ ကိုယ္သတ္မွတ္ထားတဲ့ cell ေတြအတြင္းမွာပဲ အခ်က္အလက္ေတြကို စီတာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဒါက sheet ထဲမွာ သီးျခားစီ ရပ္တည္ေနတဲ့ ဇယားေတြ တြဲျပီး ပါေနတယ္ ဆိုရင္ ကိုယ္လိုခ်င္တဲ့ cell range ထဲက data ေတြကိုပဲ စီတာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဥပမာ ေအာက္က sheet မွာ Running Log Table ထဲက Date ေအာက္က cell အုပ္စုကိုပဲ စီခိုင္းတာပါ။ သူနဲ႔ သက္ဆိုင္တဲ့ Distance တို႔ Time တို႔ေအာက္က cell data ေတြလည္း Date စီတဲ့အလိုက္ ေျပာင္းပါတာကို ေတြ႔ရပါမယ္။
• 

To sort a sheet: Sheet တခုလုံးကို စီျခင္း

1. View မီးႏူးကို ဆြဲခ်ျပီး Freeze အေပၚမွာ ေမာက္စ္ကို ခ်ပါ။ ျပီးေတာ့ ဆိုက္မီးႏူးက ထြက္လာတဲ့ ေရြးစရာထဲကေနျပီး  1 row အတန္းတခုတည္းလို႔ ေရြးပါ။
2. 
3. Header Row က freeze သြားပါျပီ။ အခု ဘယ္ ေကာ္လံ column ကုိ စီဖို႔ ေရြးမလဲ။ အခုကေတာ့ customer last name ေကာ္လံထဲက cell ကို ကလစ္ အရင္ လုပ္ပါ။
4. 
5. Data မီးႏူးကို ဆြဲခ်ပါ။ Sort Sheet by column, A-Z (ascending) သို႔မဟုတ္ Sort Sheet by column, Z-A (descending) တခုခုကို ေရြးပါ။ အခုကေတာ့ A-Z ကို ေရြးၾကတာေပါ့။
6. 
7. ဒါဆိုရင္ Last Name Column မွာ A to Z စီေပးပါမယ္။
8. 

To sort a range: ဆဲအုပ္စုကိုေရြးျပီး စီျခင္း

1. cell range အျဖစ္ ကိုယ္စီခ်င္တဲ့ ဆဲလ္ အုပ္စုကို အရင္ ေရြးပါ။ အခုဟာက Class ေကာ္လံေအာက္က အတန္းေတြကို ေရြးမယ္ဆိုရင္  cell range က G3:H6.
2. 
3. Data မီးႏူးကို ဆြဲခ်ပါ။ သည္တခါေတာ့ Sort range ဆိုတာကို ေရြးပါတယ္။
4. 
5. The Sorting dialog box ေပၚလာပါတယ္။ ဘယ္ေကာ္လံ column က data ေတြကို စီခ်င္တာလဲကို သင္ေရြးေပးရပါမယ္။ ေကာ္လံ H က အေရာင္းအေရအတြက္ကို အနည္းအမ်ား စီခိုင္းေစခ်င္တာမို႔ Column H ကို ေရြးပါတယ္။
6. 
7. ေကာ္လံ H မွာ ascending or descending ေရြးရာမွာ descending (Z-A) မ်ားရာကေန နည္းရာကို ေရြးပါတယ္။ Sort ကို ႏွိပ္ပါ။
8. 
10. အခုဆိုရင္ အတန္းအလိုက္ အေရာင္းဇယားမွာ အမ်ားဆုံး ေရာင္းရတဲ့ အတန္းကေန အနည္းဆုံး ေရာင္းရတဲ့ အတန္းကို စီေပးထားတာ ေတြ႔ရပါတယ္။
11. 

To create a filter: စစ္တဲ့ နည္းကို သုံးျခင္း

1. View မီးႏူးကေန Freeze. 1 row လုပ္လိုက္ပါဦး။
2. 
3. ေကာ္လံေတြထဲကမွ အခ်က္အလက္ စစ္ခ်င္တဲ့ cell ေကာ္လံကို ေရြးပါ။ အခုဟာကေတာ့ TYPE ေကာ္လံေအာက္က cell ေပါ့။
4. 
5. ျပီးေတာ့ မီးႏူးဘားေပၚက ကေတာ့ပုံေလးနဲ႔ Filter Button ကို ႏွိပ္ပါ။
6. 
7. အဲသည္က်ရင္ မိမိေရြးထားတဲ့ ဆဲလ္ရဲ့ ေကာ္လံထိပ္စီးမွာ အဲသည္ Filter icon ေလး ေပၚလာပါတယ္။
8. 
9. drop-down arrow ကို ဆြဲခ်ပါ။ အခုဟာက column B  ကို Filter လုပ္မွာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဘာကို စစ္မွာလည္း ဆိုေတာ့ မိမိအလိုရွိတဲ့ ပစၥည္း Type ကိုပဲ စိစစ္ Filter လုပ္မွာပါ။
10. 
11. Pull down menu ကေန Type Column ထဲက Cell Data ေတြ ေပၚလာတာလည္း ေတြ႔ရပါတယ္။ အခုကေတာ့ Clear ဆိုျပီး အကုန္လုံးကို ေရြးထားတာကို ဖယ္ရွားလိုက္ပါ။
12. 
13. ျပီးေတာ့မွ ကိုယ္ Filter လုပ္ခ်င္တဲ့ Type ေတြကိုသာ ေရြးခ်ယ္ပါ။ အခုကေတာ့ Laptop နဲ႔ Project ေတြကိုပဲ စာရင္းကို စိစစ္ Filter လုပ္ခိုင္းတာေပါ့။  click OK.
14. 
15. Filtered Data , စိစစ္ထားတဲ့ အခ်က္အလက္ကိုသာ လက္ရွိ Sheet မွာ ေပၚလာပါမယ္။ က်န္တဲ့ ေဒတာေတြကိုေတာ့ sheet က filter rule ေၾကာင့္ ဖုံးကြယ္ေပးထားပါတယ္။ ေပ်ာက္မသြားပါဘူး။
16. 

Applying multiple filters – စိစစ္မႈ အဆင့္ဆင့္ ျပဳလုပ္ျခင္း

1. ခုနင္က Laptop and Porjector filter လုပ္ျပီးသား ဇယားေပၚမွာ ထပ္ျပီး စစ္ခ်င္တဲ့ ေကာ္လံက drop-down arrow  ဆြဲခ်ပါ။ (Checked Out Date) ေခါင္းစီးနဲ႔ column D ကုိ filter ဆြဲမယ္ေပ့ါ။
2. အဲသည္ Sort Pulldown Window မွာ August ေတြကို ေရြးျပီး Check (အမွန္ျခစ္) ၾကည့္လုိက္ပါ။
3. 
4. Filter ေနာက္တိုးအသစ္ နဲ႔ Result ရလဒ္ဇယား ေပၚလာပါတယ္။  ဗိုလို ေျပာရရင္ေတာ့ – filtered to show only laptops and projectors that were checked out in August.
5. 

To clear all filters: Filter မ်ားကို ရွင္းပစ္ျခင္း

• Filter button ကို သြားႏွိပ္လိုက္ပါ။ filter လုပ္ခဲ့တာေတြ အားလုံး ပ်က္ပ်ယ္သြားပါတယ္။ အရင္အတိုင္း ဇယားကို ျပန္ေတြ႔ရပါမယ္။
• 

Challenge!

1. ေအာက္ေဖာ္ျပပါ sheet ကို ေကာ္ပီလုပ္ပါ။

2. Equipment Log tab က ဇယားကုိ ၿကည့္ပါ။
3. Freeze row 1 လုပ္ပါ။
4. Sort the spreadsheet by the Checked Out date from most recent to the oldest.
5. Hint: Sort by column D from Z to A.
6. Sort the range A2:F9 by column B from A to Z.
7. Hint: Make sure the box next to data has header row is left unchecked.
8. Filter the spreadsheet so it only shows equipment that has never been checked in.
9. Hint: Filter column E to show cells that are empty.
10. When you’re finished, your spreadsheet should look like this:
11. 

---

သင့္အေၾကာင္း သင့္လုုပ္ငနး္ ေၾကာ္ျငာ သည္ေနရာမွာ ေၾကာ္ျငာႏိုုင္ပါျပီ